در ساخت و ساز، هماهنگی یک پروژه موفق شامل عبور از یک هزارتوی پیچیدگی‌هاست. عظمت این پروژه‌ها تنها با پیچیدگی‌هایی که در بر دارند قابل مقایسه است. از تهیه برنامه‌ها و تخصیص بودجه‌ها تا پرورش نیروی کار ماهر از طریق آموزش‌های جامع مدیریت ریسک ساخت و ساز و تنظیم قراردادها—سفر، پروژه ساختمانی همچون تابلویی است که با پیچیدگی‌های اداری متنوع عجین شده است.
حتی کوچک‌ترین بی‌توجهی در این مراحل می‌تواند به موانع بزرگ در مسیر تحقق پروژه تبدیل شود. حتی زمانی که همه چیز به نظر در مسیر صحیح است، مشکلات غیرمنتظره می‌توانند بروز کنند و برنامه‌ها را مختل کند.
به همین دلیل همه شرکت‌های ساختمانی نیاز دارند که یک طرح مدیریت ریسک دقیق و فکرشده داشته باشند که به جلوگیری از احتمال کار دوباره و تضمین تکمیل موفق پروژه کمک کند.
ما هشت نکته اساسی برای مدیریت مؤثر ریسک در پروژه‌های ساختمانی جمع‌آوری کرده‌ایم تا شما در هر شرایطی قادر به کنترل باشید. با پیروی از این راهنماها، می‌توانید با اطمینان از پیچیدگی‌های ساخت و ساز عبور کنید و اطمینان حاصل کنید که پروژه‌هایتان به سمت موفقیت پیش می‌روند.
همه‌چیز را با پیمانکاران خود از قبل برنامه‌ریزی کنید.
برنامه‌ریزی کلید مدیریت موفق ریسک در پروژه‌های ساختمانی است. اگر نمی‌خواهید بعداً با مشکلاتی روبرو شوید، پیشنهاد می‌کنیم همه‌چیز را با پیمانکاران خود قبل از شروع پروژه برنامه‌ریزی کنید.
در اینجا دو جنبه کلیدی را باید در نظر گرفت:
مدیریت کمبود نیروی کار
یکی از رایج‌ترین مشکلاتی که ممکن است در مراحل اولیه پروژه‌های خود با آن مواجه شوید، کمبود نیروی کار و مدیریت تیم ساختمانی است. پیشنهاد می‌کنیم یک استراتژی برای جذب بهترین استعدادهای محلی قبل از شروع فرآیند استخدام طراحی کنید. باید چیزی ارائه دهید که رقبای شما ارائه نمی‌دهند. در غیر این صورت، کارمندان مجرب در صنعت ساختمان دلیلی برای ترک شغل فعلی خود و پیوستن به تیم شما نخواهند داشت.
یکی از راه‌های برجسته شدن در رقابت، ارائه دستمزدها و مزایای بالا است. بسته‌های مزایای خوب به شما کمک می‌کند تا حرفه‌ای‌ها را استخدام کنید و یکی از انگیزه‌های اصلی برای ماندن طولانی‌تر آنها خواهد بود.
اگر متوجه شدید که فرآیند استخدام زمان زیادی را می‌برد و منابع کافی برای یافتن بهترین کارشناسان صنعت ندارید، به فکر برون‌سپاری باشید. این کار به شما کمک می‌کند تا به طور مؤثری نیروی کار جدید استخدام کنید بدون اینکه زمان زیادی را هدر دهید.
برنامه‌ریزی پیش از قرارداد
پس از جذب کارمندان ساختمانی، عجله نکنید تا یک قرارداد سریع تهیه کنید. در عوض، هنگام طراحی قرارداد، زمان بگذارید، درک کنید که چه انتظاراتی از کارمند خود در طول پروژه دارید و همه این موارد را به وضوح در توافق‌نامه پیمانکار ذکر کنید. در اینجا چند مورد برای گنجاندن در سند وجود دارد:
• دامنه کار آنها
• جبران خسارت یا زیان
• روش‌های حل و فصل اختلافات
• شرایط پرداخت
• شرایط خاتمه قرارداد
اینها تنها چند بخش از مواردی هستند که باید در قرارداد شما وجود داشته باشند. به یاد داشته باشید که اگر انتظار خاصی از کارمندان خود دارید، باید آن را در قراردادتان درج کنید.
گام بعدی برآورد دامنه و هزینه‌های کار برنامه‌ریزی‌شده خواهد بود. در مرحله پیش‌برنامه‌ریزی، فهرست وظایف گسترده است: مفهوم‌سازی پروژه، برآورد بودجه‌ها، هماهنگی منابع و برنامه‌ریزی زمانبندی‌ها. این مرحله پایه‌گذار موفقیت است و هر اشتباهی در اینجا می‌تواند بر کل چرخه زندگی پروژه تأثیر بگذارد.
ریسک‌هایی وجود دارند که چندان نادر نیستند و می‌توانید به راحتی آنها را پیش‌بینی کنید. بنابراین سعی کنید یک چک لیست از تمام ریسک‌هایی که شرکت شما ممکن است در طول پروژه با آنها مواجه شود، تهیه کرده و راه‌حل‌های ممکن را توسعه دهید. در اینجا انواع کلیدی ریسک‌هایی که باید در نظر بگیرید وجود دارد:
ایمنی
متأسفانه، حوزه ساختمان‌سازی یکی از ناامن‌ترین محیط‌های کاری است. بنابراین، توجه به ایمنی در ساخت و ساز باید اولویت اول شرکت شما باشد. برای کاهش ریسک‌های ایمنی، یک چک لیست روزانه برای بازرسی ایمنی ایجاد کنید یا آموزش‌های هفتگی برای تجهیزات و جعبه‌ابزار برگزار کنید.
مالی
حتی اگر تمام جنبه‌های مالی را قبل از شروع پروژه برنامه‌ریزی کرده‌اید، هنوز هم احتمال دارد که با هزینه‌های غیرمنتظره یا هدررفت مواد موجود در مرحله اجرا مواجه شوید.
مرتبط با قرارداد
ما قبلاً به اهمیت یک قرارداد خوب نوشته شده اشاره کرده‌ایم. اگر قرارداد خود را جدی نگیرید، ممکن است به دلیل واژه‌گذاری قرارداد دچار اختلاف با پیمانکاران شوید. این نوع مسائل را ریسک‌های قراردادی می‌نامیم.
محیط زیستی
متأسفانه، این نوع ریسک‌ها قابل پیش‌بینی نیستند. هرگز نمی‌دانید که چه زمانی زلزله، آتش‌سوزی یا سیلاب اتفاق می‌افتد—خطرات محیطی عمدتاً خارج از کنترل شما هستند. اما برای مدیریت مؤثر ریسک، هنوز هم توصیه می‌کنیم که آنها را در چک لیست خود بگنجانید. بدین ترتیب، اگر در طول پروژه با ریسک محیطی مواجه شدید، می‌توانید اقداماتی را پیش برنامه‌ریزی کنید. بهترین راه‌حل، گرفتن بیمه مناسب است که در صورت بروز فاجعه طبیعی، خسارت شما را پوشش دهد.
مرتبط با پروژه
ریسک‌های پروژه معمولاً به دلیل مدیریت ضعیف پروژه، برنامه‌ریزی زمان‌بندی، برنامه‌ریزی بودجه و مسائل اداری مشابه بروز می‌کنند. به همین دلیل باید یک استراتژی مناسب مدیریت پروژه ساختمانی ایجاد کرده و خود را با تمام ابزارهای لازم برای نظارت بر پروژه به طور مؤثر مجهز کنید.
مرتبط با ذینفعان
ریسک‌های مرتبط با ذینفعان، ریسک‌هایی هستند که به دلیل ذینفعان به وجود می‌آیند. به عنوان مثال، ممکن است به این دلیل بروز کنند که مالک پروژه نتوانسته است دیدگاه خود را به طور کامل منتقل کند یا در میانه پروژه نظر خود را تغییر دهد. همچنین اگر در طول پروژه ارتباط ضعیفی با ذینفعان خود برقرار کنید، ممکن است با مشکلاتی مواجه شوید و آنها را در مورد تغییرات خاص مطلع نکنید.
به طور کلی، سوءتفاهم یکی از بزرگ‌ترین مشکلات در صنعت ساختمان است. اکثر پروژه‌ها به دلیل وجود مشکلات ارتباطی بین مالک پروژه، مدیر پروژه و پیمانکاران قادر به رعایت مهلت‌ها نیستند. به همین دلیل، برای بهترین شیوه‌های مدیریت ریسک ساخت و ساز، ضروری است که:
بنابراین، در ابتدای کار سعی کنید یک زنجیره ارتباطی قوی ایجاد کنید. ممکن است در پروژه‌های بزرگ ساختمانی صدها کارگر وجود داشته باشند و مدیر پروژه شما نتواند به طور فردی با هر یک از آنها ارتباط برقرار کند. به همین دلیل، باید یک زنجیره ارتباطی قوی تنظیم کنید و مشخص کنید که چه کسی باید به چه کسی گزارش دهد. به عنوان مثال، اگر کارگران سایت هر بار که با یک مشکل فنی مواجه می‌شوند به شما مراجعه کنند، ممکن است کارآمد نباشد. قطعاً برای پروژه مفیدتر است اگر به مهندس پروژه مراجعه کنند.
پس از تنظیم زنجیره ارتباطی، مطمئن شوید که تمام ابزارهای لازم برای حفظ ارتباط سالم در تمام سطوح را دارید. اگر همه چیز به درستی برنامه‌ریزی شده باشد، اگر تیم شما در یک موقعیت خطرناک در زمینه ساخت و ساز باشد یا با یک حادثه کاری مواجه شود، به سرعت مشکل را حل خواهند کرد. این به این دلیل است که آنها همه چیز لازم برای انتقال موضوع به کارمند مناسب و به سرعت پیدا کردن راه‌حل را خواهند داشت.
4. چارچوب مدیریت ریسک ساخت و ساز خود را تعریف کنید و به آن پایبند باشید.
یک چارچوب واضح برای مدیریت ریسک ایجاد کنید و سعی کنید در طول پروژه به آن پایبند باشید. می‌دانیم که ممکن است درک اینکه چه چیزی باید در چارچوب شما گنجانده شود دشوار باشد، بنابراین چند نکته برای کمک به شما داریم. در اینجا چگونگی برنامه‌ریزی و ترسیم جریان کار آورده شده است:
• شناسایی ریسک‌های بالقوه
ابتدا ریسک‌هایی که ممکن است در طول پروژه پیش بیاید را مشخص کنید. اینجا جایی است که چک لیست ریسک به کار می‌آید. اطمینان حاصل کنید که تمام اسناد، مشخصات و طرح‌ها را با دقت بررسی کنید. درک کامل از دامنه پروژه برای جلوگیری از ریسک‌ها از سوی شما الزامی است. اگر قبلاً روی پروژه‌های مشابه کار کرده‌اید، به آن تجربه برای شناسایی مسائل ممکن در حین کار تکیه کنید.
• اولویت‌بندی ریسک‌ها
پس از شناسایی ریسک‌های احتمالی، شروع به اولویت‌بندی آنها کنید. برای این کار، تأثیر هر ریسک را در لیست خود مشخص کنید و همچنین احتمال آن را در نظر بگیرید. به این ترتیب می‌توانید لیست خود را به بخش‌های با تأثیر بالا/پایین و احتمال بالا/پایین تقسیم کنید. ریسک‌هایی که هم تأثیر بالا و هم احتمال بالا دارند، باید ابتدا مورد توجه قرار گیرند.
• مدیریت ریسک‌ها
این مرحله نهایی جریان کار شماست. پس از شناسایی و اولویت‌بندی ریسک‌ها، باید برنامه‌ریزی راه‌حل‌ها را از قبل شروع کنید. اولین کار این است که تصمیم بگیرید آیا می‌توانید هر ریسک را کاهش دهید، حذف کنید، اجتناب کنید یا بپذیرید. سپس، برنامه‌ریزی کنید که چگونه ریسک را به طور متناسب حل خواهید کرد.
5. رویه‌ها و استراتژی‌های مدیریتی را به طور مداوم به روز رسانی کنید.
در نهایت، به یاد داشته باشید که فرآیند مدیریت ریسک ساخت و ساز هرگز متوقف نمی‌شود. حتی اگر ماه‌ها برای پیش‌برنامه‌ریزی و ایجاد استراتژی مدیریت ریسک خود وقت صرف کرده‌اید، هنوز هم باید نسبت به تغییرات در طول پروژه باز باشید. حتی موفقیت‌های کوچک نیز می‌توانند دلیلی برای به روز رسانی و بهبود چارچوب موجود باشند.
این نکته برای حالت معکوس نیز صدق می‌کند. اگر متوجه شدید که یکی از استراتژی‌های شما کار نمی‌کند و با مشکلات زیادی مواجه هستید، به طور قطع باید استراتژی را بازنگری کنید. از تغییر برخی جنبه‌های جریان کار خود نترسید، حتی وقتی که در نیمه راه پروژه هستید.
در نهایت با همه این نکات، شما همه چیزهایی که برای ایجاد یک جریان مناسب مدیریت ریسک ساخت و ساز نیاز دارید و جلوگیری از کمبود بودجه یا زمان را در اختیار دارید.
پس از همین امروز دست به کار شوید.
