مدیریت پروژه‌های ساختمانی شامل فرآیند مدیریت یک پروژه از مراحل برنامه‌ریزی و طراحی تا تکمیل آن می‌شود. مدیران پروژه‌های ساختمانی و مهندسان افرادی هستند که مسئول هماهنگی تمام فعالیت‌های مرتبط با ساخت یک پروژه هستند.
بدون مدیریت مناسب ساختمانی، هیچ چیز خوب از پروژه به دست نخواهد آمد، حتی اگر کارکنان شما تجربه زیادی داشته باشند. این فرآیند از چالش‌هایی که مدیران پروژه‌های ساختمانی هر روز با آنها مواجه‌اند، خالی نیست. مشکلات از موارد ابتدایی و ساده که حل آنها آسان است تا مشکلات پیچیده و دردسرساز که می‌توانند به دردسر واقعی تبدیل شوند، متغیر هستند. در ادامه، بزرگترین چالش‌هایی که مدیران ساختمانی با آنها روبرو هستند را بررسی می‌کنیم.
چالش‌های مدیریت پروژه‌های ساختمانی
مدیران پروژه‌های ساختمانی نقش حیاتی در فرآیندهای ساختمانی دارند. آنها به عنوان پیوندی میان تیم ساخت در محل و کارفرما عمل می‌کنند و اطمینان حاصل می‌کنند که همه در یک راستا قرار دارند. همچنین، آنها اطمینان می‌دهند که محصول نهایی پروژه ساختمانی مطابق با انتظارات کارفرما باشد و پروژه‌ها در زمان مقرر و در چارچوب بودجه تخمینی تکمیل شوند. برخی از مدیران ساختمانی مسئولیت پروژه‌های زیادی را به طور همزمان بر عهده دارند، مانند ساخت چندین ساختمان مسکونی که نیاز به مهارت‌های چندوظیفه‌ای را ضروری می‌سازد.
به عنوان یک مسئولیت مهم شرکتی و روشی برای اطمینان از کیفیت، مدیریت ساخت‌وساز شامل هماهنگی بسیاری از عناصر مختلف است، از جمله طراحی و برنامه‌ریزی پروژه، بودجه‌بندی و زمان‌بندی، پیگیری و هماهنگی نیروی کار، ایمنی سایت، مدیریت مصالح، و کنترل کیفیت. به دلیل این گستره وسیع از مسئولیت‌ها، مدیران پروژه اغلب با چالش‌های مختلفی در مدیریت ساخت‌وساز مواجه می‌شوند. واگذاری و مدیریت این وظایف می‌تواند چالش‌برانگیز باشد، اگر برنامه‌ریزی و همکاری مناسب وجود نداشته باشد.
این مقاله به بررسی چالش‌های رایج در مدیریت پروژه‌های ساختمانی می‌پردازد که بیشترین تأثیر را بر موفقیت کار دارند. در حالی که برخی از این چالش‌ها رایج‌تر از سایرین هستند، همه آنها می‌توانند منجر به تأخیرات قابل توجه و افزیش هزینه‌ها شوند.
ارتباط ضعیف
آمارهای مربوط به ارتباطات در محل کار نشان می‌دهد که 86% از کارکنان و مدیران اجرایی کمبود همکاری و ارتباط مؤثر را به عنوان علت اصلی شکست‌های محیط کار می‌دانند. از سوی دیگر، تیم‌هایی که ارتباط مؤثر دارند ممکن است بهره‌وری خود را تا 25% افزایش دهند.
ارتباطات کلید بسیاری از جنبه‌های زندگی، از جمله مدیریت پروژه‌های ساختمانی است. از آنجا که بسیاری از عناصر در یک پروژه ساختمانی درگیر هستند، ارتباط و همکاری بین همه افراد مرتبط ضروری است. نادیده گرفتن ارتباط روشن ممکن است منجر به سوءتفاهم‌ها بین اعضای تیم و کارفرما شود و حتی می‌تواند کل پروژه را به تأخیر بیندازد یا شکست دهد.
حدود 57% از پروژه‌ها به دلیل عدم رعایت استانداردهای ارتباطی و عدم شفافیت کافی از سوی تیم پروژه یا کارفرما شکست می‌خورند. برای برقراری ارتباط مؤثر، مدیران باید مهارت‌های ارتباطی خود را تقویت کرده و کانال‌های ارتباطی مناسبی با تیم، ذینفعان و کارفرما ایجاد کنند. این کار به جلوگیری از مشکلات عمده‌ای مانند تأخیر در اتمام پروژه کمک خواهد کرد.
ارتباط دادن انتظارات اولیه ذینفعان و بازخورد آنها، همچنین حفظ ارتباط موفق بین پیمانکاران و کارفرما، از جمله مواردی است که در آن ارتباطات دچار مشکل می‌شود و منجر به مشکلات بزرگ در پروژه می‌شود. در ادامه به این موارد بیشتر خواهیم پرداخت.
انتظارات اولیه ذینفعان
گاهی اوقات، عدم آگاهی یا اطلاعات ناکافی در مورد ساخت‌وساز باعث می‌شود که ذینفعان انتظارات غیرواقعی یا دست‌نیافتنی داشته باشند. اگر مدیر پروژه در مراحل اولیه این انتظارات را مدیریت نکند، این امر می‌تواند منجر به:
• اختلافات بین تیم و ذینفعان
• تاخیر ناشی از مشکلات عملکردی
• اولویت‌بندی ضعیف با اهداف مبهم و اهداف تعریف‌نشده
• مدیریت ریسک و بودجه‌بندی ناکافی
• برآورده نشدن انتظارات ذینفعات توسط محصول نهایی
این مشکلات می‌تواند برای مدیر پروژه به یک چالش بزرگ تبدیل شود که منجر به مشکلات هزینه‌بر و زمان‌بر می‌شود.
وظیفه مدیر پروژه ساختمانی است که انتظارات قابل دستیابی و واقع‌بینانه را به ذینفعان منتقل کند. مهم‌ترین بخش از مدیریت انتظارات، درک آنها و درگیر کردن ذینفعان در فرآیندهای برنامه‌ریزی است. مدیران پروژه باید درک کنند که ذینفعان چه چیزی را از پروژه تکمیل‌شده انتظار دارند. پس از درک کامل انتظارات ذینفعان، همچنین باید شفاف و واضح باشند که در کدام بخش‌ها تیم قادر به برآورده کردن انتظارات نخواهد بود تا از ایجاد چالش‌های بیشتر در مدیریت پروژه جلوگیری شود.
پس از برقراری ارتباط و تعیین انتظارات، داده‌ها را مستند کنید تا از هرگونه سردرگمی احتمالی در آینده جلوگیری کنید.
ذینفعان باید همیشه در فرآیند مدیریت پروژه درگیر شوند. بازخورد آنها برای درک و برآوردن انتظاراتشان ضروری است. با این حال، ذینفعان نباید در مدیریت روزانه و تصمیم‌گیری‌ها دخالت کنند.
درگیر کردن ذینفعان در فرآیند منجر به ارتباط و درک بهتر بین آنها و تیم می‌شود و در نتیجه محصول نهایی با کیفیت‌تری به دست می‌آید. عدم بازخورد سازنده ممکن است تأثیر زیادی در تعداد تأخیرات و اصلاحاتی که برای تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه لازم است، بگذارد.
به عنوان رهبران، مسئولیت مدیر پروژه است که با ذینفعان ارتباط برقرار کند تا تیم بازخورد منظم از آنها دریافت کند. جلسات هفتگی، دوهفتگی یا ماهانه با ذینفعان می‌تواند روش خوبی برای بحث در مورد پیشرفت پروژه و دریافت بازخورد باشد.
💡راه‌حل حرفه‌ای
داشتن یک راه‌حل مدیریت پروژه‌های ساختمانی که به حفظ نظارت کامل بر پروژه کمک کند، تضمین می‌کند که تمام ذینفعان به‌طور منظم از جدیدترین اطلاعات پروژه آگاه شده و بازخوردهای واضحی ارائه دهند. با استفاده از نرم‌افزارهای پیشرفته، هر فرد در زنجیره مدیریت می‌تواند درخواست اطلاعات مورد نیاز را ارائه دهد و آنها را به‌موقع دریافت کند و همواره از آخرین به‌روزرسانی‌های پروژه مطلع باشد. این امر موجب می‌شود تا ارائه بازخورد سازنده از سوی ذینفعان آسان‌تر شود و در نتیجه مشکلات احتمالی کاهش یافته و نیاز به اصلاحات مجدد کاهش یابد.
فاصله ارتباطی بین پیمانکاران و کارفرما
مدیران پروژه نقش پیوندی بین پیمانکاران و کارفرما دارند. در حالی که پیمانکاران مشغول انجام وظایف خود هستند، بدون ارتباط مداوم و بازخورد از طرف کارفرما، ممکن است جزئیات پروژه به‌درستی به اشتراک گذاشته نشود. این موضوع می‌تواند بر بهره‌وری، جدول زمانی و بودجه تخمینی تأثیر منفی بگذارد. بنابراین، وظیفه مدیران پروژه است که نیازها و الزامات هر کارفرما را با دقت و جزئیات به پیمانکاران فرعی منتقل کند.
💡راه‌حل حرفه‌ای
بهترین راه برای مقابله با وضعیت موجود، ایجاد یک طرح اجرایی است. پیشنهاد می‌شود که یک جدول زمانی دقیق، بودجه‌بندی و تخصیص منابع در آن گنجانده شود. همچنین، فراموش نکنید که اهداف تعریف‌شده، مهلت‌ها، وظایف و افراد مسئول را ذکر کنید.
یک شرکت معمولاً درخواست‌های مناقصه را بر اساس درخواست اولیه کارفرما باز می‌کند و از آن به عنوان مبنای ارزیابی پیمانکاران استفاده می‌کند. مناقصه را می‌توان به‌عنوان اولین ارتباط نیازها و ایده‌های کارفرما با پیمانکاران در نظر گرفت.
پس از برقراری ارتباط طرح با پیمانکاران ، مدیران پروژه باید اطمینان حاصل کنند که پیام به‌درستی درک شده است. اگر پیام به‌درستی درک نشود، احتمالاً در آینده با چالش‌های مدیریت ساخت‌وساز مواجه خواهید شد.
برای پر کردن فاصله ارتباطی بین پیمانکاران و کارفرما در طول پروژه، مدیر پروژه باید جلسات منظم برگزار کرده، بازخورد ارائه دهد و هرگونه هدف جدید از طرف کارفرما را به اطلاع تیم برساند. برای حفظ جریان ثابت ارتباطات، نرم‌افزار مدیریت پروژه ساخت‌وساز به آنها این امکان را می‌دهد که به‌روزرسانی‌های لحظه‌ای دریافت کنند که به آنها کمک می‌کند همیشه از آخرین وضعیت پروژه مطلع باشند.
مسئولیت‌پذیری و پاسخگویی
پاسخگویی یک مشکل نسبتاً بزرگ در مدیریت پروژه‌های ساختمانی است. مسئولیت مدیر پروژه است که وظایف را تخصیص دهد و اطمینان حاصل کند که همه افراد درگیر در پروژه نقش‌ها و مسئولیت‌های خود را درک کرده‌اند. با این حال، زمانی که تیم‌ها همیشه احساس مسئولیت نسبت به پروژه و تکمیل موفق آن نداشته باشند، مشکلات زیادی ممکن است نمایان شود.
با این حال، فقدان مسئولیت‌پذیری و پاسخگویی در تیم معمولاً به معنای تنبلی یا بدخواهی نیست. گاهی اوقات، کارکنان ممکن است با بار کاری زیاد روبرو شوند و زمان کافی برای واگذاری وظایف نداشته باشند. ارتباط روشن و واگذاری مسئولیت‌ها به افراد مناسب می‌تواند مشکلات بالقوه را به‌طور قابل‌توجهی کاهش دهد. برای ساخت مسئولیت‌پذیری و پاسخگویی در بین اعضای تیم، مدیران پروژه باید در مورد وظایف و اینکه این وظایف به چه کسانی واگذار شده‌اند، شفاف باشند.
💡راه‌حل حرفه‌ای
به تیم نشان دهید که چگونه وظایف آنها با اهداف کلی پروژه هم‌راستا است. همچنین باید به تیم فرصت‌های بررسی منظم برای ارزیابی پیشرفت و عملکرد داده شود. به این صورت، هر عضو تیم فرصتی خواهد داشت تا متوجه شود در چه زمینه‌هایی موفق بوده و در چه زمینه‌هایی نیاز به بهبود دارد و احساس مسئولیت کند.
بنابراین، اهداف مبهم، دامنه نامشخص پروژه، تأخیرات پروژه و مشکلات مدیریت ریسک از جمله دلایل اصلی سطح پایین مسئولیت‌پذیری و پاسخگویی در مدیریت پروژه‌های ساختمانی هستند. اینها حوزه‌هایی هستند که مدیران پروژه باید برای تکمیل موفق پروژه به دقت نظارت کنند.
اهداف مبهم
اهداف مبهم یکی از بزرگترین چالش‌های مدیریت پروژه است. بدون اهداف واضح برای پروژه‌ها، تقریباً غیرممکن است که تیم را هدایت کرده، وظایف صحیح را تخصیص داد و مدیریت زمان موفقی داشت. این امر می‌تواند منجر به سوءتفاهم‌ها و مشکلاتی بین ذینفعان و تیم شود.
برای حل مشکل اهداف مبهم، مدیران پروژه باید با ذینفعان در ارتباط مداوم باشند. این می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
دامنه نامشخص پروژه‌ها
دامنه نامشخص پروژه‌ها ممکن است نتیجه اهداف مبهم یا تعریف‌نشده باشد. چنین پروژه‌هایی معمولاً یا از نظر بودجه دچار مشکل می‌شوند یا از نظر زمان‌بندی. وظیفه مدیر پروژه است که با ذینفعان در مورد دامنه پروژه ارتباط برقرار کرده و فرآیندهای ساخت‌وساز را بر اساس آن برنامه‌ریزی کند. آنها همچنین باید به عواملی مانند تأخیرات احتمالی یا افزایش بودجه که ممکن است ناشی از مسائل حل‌نشده به‌موقع باشد، اشاره کنند.
وقتی که مدیر پروژه از خطرات بالقوه آگاه باشد و بتواند برنامه‌ریزی کند، می‌تواند منابع را به‌درستی مدیریت کرده و وظایف را به اعضای تیم تخصیص دهد. ارتباط روشن و گزارش‌گیری منظم از پیشرفت پروژه می‌تواند به کاهش تأثیرات منفی دامنه پروژه کمک کند.
تأخیرات پروژه
متأسفانه، پروژه‌های ساحتمانی به دلیل ریسک و عدم قطعیت‌های زیاد، معمولاً با تأخیر مواجه می‌شوند. مشکلات ناشی از کار اشتباه، مسائل زمان‌بندی و حوادث در محل کار اغلب منجر به افزایش تأخیرات و هزینه‌ها می‌شود. برای جلوگیری از این چالش در مدیریت پروژه‌های ساختمانی، مدیران پروژه باید وضعیت را ارزیابی کرده و تصمیمات زمان‌بندی اضافی را بر اساس آن اتخاذ کنند.
بهترین روش برای مقابله با تأخیرات پروژه، استفاده از ابزارهای برنامه‌ریزی و پیگیری پروژه است تا اطمینان حاصل شود که همه چیز به‌طور روان پیش می‌رود. همچنین، باید پیشرفت پروژه را به‌دقت نظارت کنید تا هرگونه نقص، اشکال یا چالش‌های فرآیندی که ممکن است تأخیرات اضافی ایجاد کند، قبل از وقوع شناسایی شود.
در حالی که بیش از یک چهارم پروژه‌ها بیش از 250 روز با تأخیر تحویل می‌شوند، ساخت‌وساز یک فرآیند پیچیده است و تأخیرات پروژه جزو بخش‌های اجتناب‌ناپذیر آن است. مدیران باید آماده باشند تا با استراتژی‌ها و ابزارهای مؤثر، این چالش‌ها را پذیرفته و تحویل به موقع پروژه را تضمین کنند.
مشکلات مدیریت ریسک
بسیاری از افراد ممکن است متوجه نباشند که ریسک‌ها در صنعت ساخت‌وساز چقدر بزرگ و پرهزینه هستند. چالش‌های مدیریت ریسک در ساخت‌وساز شامل مدیریت خطرات نیز می‌شود. به عبارت دیگر، دست کم گرفتن ریسک‌های بالقوه مرتبط با یک پروژه می‌تواند عواقب وخیمی داشته باشد.
فرض کنید یک کسب‌وکار نتواند به‌درستی ریسک‌های مرتبط با یک پروژه را ارزیابی کند. این کسب‌وکار یک بودجه توافق‌شده و برآوردی از منابع مورد نیاز خود دارد. اگر چیزی اشتباه پیش برود یا شرکت ریسک را نادیده بگیرد، ممکن است با مشکلات مالی بلندمدت و آسیب به شهرت خود مواجه شود.
💡 راه‌حل‌های حرفه‌ای
برای جلوگیری از این وضعیت، مدیران پروژه‌های ساختمانی باید یک برنامه مدیریت ریسک قابل‌اعتماد ایجاد کنند که به آنها این امکان را دهد تا خطرات بالقوه را از همان ابتدا شناسایی کنند. جمع‌آوری اطلاعات و توسعه استراتژی‌های کاهش ریسک از قبل امری حیاتی در مدیریت پروژه‌های ساختمانی است. همچنین مهم است که اطمینان حاصل شود ایمنی کارکنان در محل کار به‌عنوان اولویت در نظر گرفته می‌شود. مدیران پروژه باید خطرات و مسائل مربوط به ریسک را شناسایی کرده و قبل از تبدیل شدن به دلایل تأخیر در زمان‌بندی یا افزایش بودجه، آنها را برطرف کنند. چه این مشکلات ناشی از پیمانکاران غیرقابل‌اعتماد، مشکلات زمان‌بندی یا تغییرات در اهداف کلی پروژه باشد، مدیران پروژه باید اطمینان حاصل کنند که برنامه‌های پیش‌دستی برای مدیریت این ریسک‌ها دارند.
نیروی کار پیر و کمبود مهارت
کمبود نیروی کار یکی از چالش‌های حیاتی در مدیریت پروژه‌های ساختمانی است. این وضعیت هشداردهنده است، زیرا نیروی کار پیر در صنعت ساخت‌وساز پیدا کردن نیروی کار ماهر را سخت‌تر کرده است.
علاوه بر این، بسیاری از افرادی که علاقه‌مند به این شغل هستند، فاقد مهارت‌ها و تجربه‌های لازم در این صنعت هستند. به همین دلیل، شرکت‌های ساخت‌وساز باید در توسعه نیروی کار خود سرمایه‌گذاری کرده و مسیرهای شغلی جذابی برای کارمندان بالقوه ایجاد کنند. در حال حاضر، حدود یک‌پنجم از تمام جایگاه‌های خالی در بخش ساخت‌وساز به سختی پر می‌شوند زیرا کارفرمایان نمی‌توانند نیروی کار با مهارت، صلاحیت یا تجربه‌های مناسب پیدا کنند. پیش‌بینی می‌شود که این تقاضا حتی بیشتر افزایش یابد.
کمبود مهارت در صنعت ساخت‌وساز ناشی از رقابت با سایر بخش‌ها است که شرایط کاری پایدارتر و دستمزدهای رقابتی‌تری را ارائه می‌دهند. نه تنها نیروی کار جوان در این صنعت کم است، بلکه بسیاری از متخصصان ماهر ساخت‌وساز به زودی بازنشسته خواهند شد. بسیاری از کارگران ساخت‌وساز بین 50 تا 60 سال در حال بازنشستگی هستند، که باعث می‌شود صنعت با کمبود کارکنان آموزش‌دیده و ماهر روبه‌رو شود.
در اصل، نیروی کار پیر و عدم علاقه جوانان به شغل ساخت‌وساز منجر به بحران مهارت شده است. کمبود حرفه‌ای‌های ماهر در این صنعت به نوبه خود باعث کاهش سطح بهره‌وری در تیم‌های ساختمانی می‌شود.
نتیجه‌گیری
صنعت ساخت‌وساز یک صنعت بزرگ و پیچیده است که به طور مداوم در حال گسترش است و نیاز دارد تا با دنیای در حال تغییر همگام شود. با وجود چالش‌ها و ریسک‌های فراوانی که با این صنعت همراه است، مدیران پروژه‌های ساختمانی باید هدفشان این باشد که همیشه در صدر بازی خود قرار داشته باشند و از آخرین تکنولوژی‌ها و شیوه‌ها برای اطمینان از موفقیت پروژه‌ها با حداقل اختلال استفاده کنند.
با توسعه برنامه‌های مدیریت ریسک مؤثر، سرمایه‌گذاری در توسعه نیروی کار، تنظیم پروتکل‌ها برای شرایط در حال تغییر و ایجاد توافق‌نامه‌هایی با تأمین‌کنندگان، شرکت‌های ساختمانی می‌توانند برای رویدادهای غیرمنتظره آماده شوند و با هر ریسک روبه‌رو شوند.
مدیران پروژه‌های ساختمانی باید نه تنها زمان، زمان‌بندی و سازماندهی کار در محل را مدیریت کنند، بلکه باید به تیم نظارت داشته باشند تا اطمینان حاصل کنند که همه اعضا می‌دانند چه کاری باید انجام دهند و مسائل احتمالی را که ممکن است بروز کنند، حل کنند. خوشبختانه با تحول در صنعت ساخت‌وساز، مدیریت آشفتگی‌ها به طور چشمگیری آسان‌تر شده است.
