هزینه پروژه‌های ساختمانی به طور معمول از بودجه فراتر می‌رود؛ چه به دلیل فناوری‌های ساختمانی، چالش‌های پیش‌بینی‌نشده یا برنامه‌ریزی ضعیف. تخمین‌های بهتر و مدیریت بهتر بودجه، نیروی محرکه‌ای برای ایجاد و تکمیل بودجه پروژه‌های ساختمانی هستند. تخمین‌زنندگان تمایل دارند زمان و هزینه‌های لازم برای تکمیل یک پروژه را دست کم بگیرند. با در نظر گرفتن این نکته، این مقاله مراحل ایجاد بودجه پروژه ساختمانی و چگونگی رسیدگی به مسائل متداول که باعث افزایش هزینه‌ها می‌شوند را ساده‌سازی می‌کند.
موارد زیادی وجود دارد که در یک پروژه ساختمانی دخیل هستند و فهرست دلایل اینکه چرا پروژه‌ها غالباً از بودجه فراتر می‌روند، بسیار زیاد است. به عنوان مثال، مدیریت نادرست بودجه و پروژه، تخمین‌های نادرست، اشتباهات طراحی، کمبود بودجه احتیاطی و اشتباهات اداری، از جمله اشتباهات رایج هستند. در طرف دیگر، مدیران پروژه باید هنگام تهیه بودجه، هزینه‌های ساخت، ملک، هزینه‌ها و مالیات‌های مرتبط، هزینه‌های برنامه‌ریزی، بیمه و بودجه احتیاطی را در نظر بگیرند. همراه با تحقیقات گسترده، تعیین هزینه، توسعه، مستندسازی و مدیریت مناسب می‌تواند به مدیر پروژه در ایجاد یک بودجه دقیق کمک کند.
پروژه‌های ساختمانی در پیچیدگی متفاوت هستند زیرا از نظر اندازه، دامنه و نوع متفاوت‌اند. فهرست زیر از ملاحظات بودجه ممکن است برای انواع پروژه‌های تجاری مفید باشد:
— بودجه‌های احتیاطی: بهتر است ۵٪ برای هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده که هنوز مشخص نشده‌اند، کنار گذاشته شود.
— مسائل خارجی: مشکلات مربوط به بیرون ساختمان شامل دیوارها، پنجره‌ها، درها، طراحی و عایق‌بندی (صوت و دما)
— پایه: ممکن است با شرایط خاک، حفاری و ثبات زمین سروکار داشته باشد.
— سیستم HVAC: (گرمایش، تهویه، تهویه مطبوع) ممکن است شامل ارتفاع، نوع ساختمان، ابعاد ساختمان و هرگونه نیاز خاص سیستم باشد.
— بیمه: تحت هزینه‌های نرم در نظر گرفته می‌شود، اما ممکن است شامل خطراتی باشد که به بیمه مسئولیت عمومی یا سیاست‌های خاص نیاز دارد.
— بهره و هزینه‌ها: این ممکن است دشوار باشد که تخمین زده شود، اما حسابداری مناسب هزینه‌های قانونی و مدیریتی را شامل می‌شود.
— مجوز: مربوط به مجوزهای صحیح برای DOP (وزارت حمل‌ونقل)، الکتریکی، محیط زیست، مکانیکی، لوله‌کشی و زونینگ.
مانند هر طرح پروژه، تحقیق به مدیران پروژه در توسعه بودجه پروژه ساختمانی کمک می‌کند. تحقیق کمک می‌کند تا مشخص شود چه مواردی در هزینه نهایی پروژه تأثیر می‌گذارد. اولین قدم در ایجاد بودجه پروژه، درک پروژه است. دانستن اهداف و الزامات ساختمان جدید به هدایت پروژه کمک می‌کند. سپس، مسائلی مانند شرایط سایت، هزینه منابع، گزینه‌های طراحی و مستندات موجود جزئیات پروژه را توسعه می‌دهند. این موارد کمک می‌کنند تا انتظارات واقع‌بینانه‌ای برای پروژه تعیین شود اگر شرایط سایت یا الزامات کد ممکن است هزینه‌های کلی را تغییر دهند.
توسعه پروژه
پس از اینکه پروژه‌ها از مرحله تحقیق عبور کردند، وارد مرحله توسعه می‌شوند و در این مرحله ایده‌ها به مدل‌ها و طراحی‌ها تبدیل می‌شوند. از اینجا، یک معمار یا مالک طراحی نهایی را انتخاب می‌کند و طراح یا مدیر پروژه باید فهرست الزامات را ایجاد کند. در این مرحله توسعه پروژه، شامل مواد مورد نیاز و هزینه‌های تخمینی پروژه، بسیار مهم است. استفاده از هزینه‌های نهایی پروژه‌های مشابه و در مناطق مشابه نیز می‌تواند به مدیر در تهیه یک تخمین هزینه بهتر کمک کند. این تخمین‌ها دو مجموعه اعداد مهم را ارائه می‌دهند. این کار به مدیر پروژه می‌گوید که یک پیشنهاد باید واقعاً چقدر باشد. اما همچنین پایه خوبی برای تعیین بودجه احتیاطی فراهم می‌کند.
این مرحله ممکن است به عنوان یک مرحله غیرمعمول در توسعه بودجه به نظر برسد؛ با این حال، از آنجا که معمولاً پیش از مرحله پیش‌ساخت جمع‌آوری می‌شود، این کار به جلوگیری از بروز مشکلات بیشتر در آینده کمک می‌کند. با صحبت کردن با همه ذینفعان درگیر در پروژه، یک مدیر پروژه می‌تواند هرگونه مشکل یا وقفه احتمالی را شناسایی کند. از آنجا، آنها می‌توانند راه‌حل‌ها یا روش‌های دیگری برای رفع مشکلات پیدا کنند. مستندسازی مناسب به مدیر پروژه این فرصت را می‌دهد که ببیند کجا هزینه‌های غیرمنتظره ممکن است رخ دهد و ارزش واقعی این موارد را تخمین بزند.
هزینه‌های سخت در مقابل هزینه‌های نرم
بسیاری از هزینه‌ها در دو دسته معمول قرار می‌گیرند: هزینه‌های سخت و هزینه‌های نرم. هزینه‌های زیادی با یک پروژه ساختمانی مرتبط هستند و دشوار است بدانید کدام هزینه مربوط به چه فعالیتی است.
هزینه‌های سخت
این هزینه‌ها همچنین به عنوان “هزینه‌های مصالح” شناخته می‌شوند و شامل ساخت فیزیکی واقعی یک ساختمان، محل ساخت و منظر هستند. این هزینه‌ها شامل مواد و نیروی کار است که توسعه یک ساختمان را تشکیل می‌دهند. نمونه‌هایی از هزینه‌های مواد شامل فرش، سیمان، دیوار خشک، کود، چمن و خدمات عمومی هستند. نمونه‌هایی از هزینه‌های نیروی کار شامل نجاری، تسطیح، منظرپردازی، آسفالت و حفاری سایت هستند. سایر نمونه‌های هزینه‌های سخت که مستقیماً به مواد و کار مربوط نمی‌شوند، سیستم‌های فیزیکی در فرآیند ساخت مانند سیستم‌های HVAC و سیستم‌های ایمنی هستند. هزینه‌های سخت به راحتی قابل شناسایی هستند زیرا شما می‌دانید قبل از شروع پروژه به چه مقدار نیاز دارید. نکته مهم: هزینه‌های سخت پس از اتمام پروژه متحمل می‌شوند.
هزینه‌های نرم
هزینه‌های نرم کمتر از هزینه‌های سخت مشهود هستند زیرا آنها غالباً نامرئی هستند. این هزینه‌ها دشوارتر است که تخمین زده شوند زیرا غیرملموس هستند و مستقیماً به نیروی کار و مواد ساختمان‌ها مرتبط نیستند. هزینه‌های نرم معمول شامل معماری، هزینه‌های حسابداری، مهندسی، بازرسی، هزینه‌های قانونی، مجوزها و مالیات‌ها هستند. ویژگی دیگری که هزینه‌های نرم را از هزینه‌های سخت متمایز می‌کند، این است که هزینه‌های نرم نیز هزینه‌هایی هستند که پس از اتمام یک پروژه به حساب می‌آیند. این شامل نگهداری ملک و ساختمان، بیمه و امنیت است.
بودجه احتیاطی
مدیران پروژه باید پس از محاسبات هزینه‌های پروژه و کاهش ریسک، بودجه احتیاطی را تدوین کنند. بودجه احتیاطی جایی است که تغییرات و هزینه‌های اضافی دیگر نوشته می‌شوند. نرخ احتیاطی، بودجه را پوشش می‌دهد و به هموار کردن هرگونه مشکل کمک می‌کند. در حالی که یک نرخ احتیاطی معمول بین ۵٪ تا ۱۵٪ است، این بستگی به سطح راحتی دارد. اگر خیلی کم باشد، بسیاری از هزینه‌های پروژه مستقیماً از جیب پرداخت خواهند شد و اگر خیلی زیاد باشد، ممکن است زمان جمع‌آوری منابع بیش از حد طولانی شود. با این حال، بودجه احتیاطی فقط برای هزینه‌های غیرمنتظره نیست، بلکه همچنین برای درخواست‌های تغییر مالک و تغییرات طراحی نیز کاربرد دارد. این موارد می‌توانند ارزش بیشتری به هزینه‌های کل پروژه اضافه کنند و فضایی در بودجه ایجاد کنند تا از پرداخت این هزینه‌ها از جیب جلوگیری شود.
مدیریت بودجه پروژه ساختمانی
هدف مدیریت، حفظ پروژه در زمان و بودجه معین است. در حالی که برنامه شما باید شامل بیشتر رویدادهای قابل پیش‌بینی و بسیاری از رویدادهای غیرقابل پیش‌بینی باشد، نظارت دقیق بر تغییرات و گزارش‌ها به مدیریت بودجه شما کمک می‌کند. یک مطالعه در مورد افزایش هزینه‌ها در پروژه‌های زیرساختی نشان داده است که نظارت ناکافی بر پروژه یکی از علل افزایش هزینه‌ها بوده است. بدون نظارت و کنترل مناسب، پروژه‌ها به راحتی می‌توانند از بودجه خارج شوند. اجرای یک گزارش پیشرفت کار قوی برای پیگیری پیشرفت و عملکرد پروژه باید بسیاری از افزایش هزینه‌ها را از بین ببرد. در حالی که برگزاری جلسات زیاد می‌تواند باعث تأخیر شود، مدیران پروژه باید از وضعیت تمام پروژه‌ها مطلع باشند و در صورت نیاز تغییرات لازم را ایجاد کنند.
ایجاد یک بودجه ساختمانی آسان نیست و ملاحظات زیادی برای این جنبه حیاتی در ساخت و ساز وجود دارد. تخمین‌زنندگان و مدیران پروژه تمام تلاش خود را خواهند کرد تا بودجه را با تحقیق و تحلیل پروژه، توسعه پروژه و مستندات موجود تخمین بزنند. هزینه‌های ساخت بر بازگشت سرمایه (ROI) تأثیر می‌گذارد؛ بنابراین بودجه باید قبل از شروع به دقت بررسی و ارزیابی شود. امیدواریم این راهنما برای ایجاد یک بودجه ساختمانی از افزایش هزینه‌ها جلوگیری کند، حتی با وجود شرایط و چالش‌های پیش‌بینی‌نشده.
