ردیابی حضور کارمندان می‌تواند کار خسته‌کننده و زمان‌بر باشد. متأسفانه، نمی‌توان از ردیابی کار جلوگیری کرد زیرا این امر برای موفقیت هر کسب و کار ساختمانی ضروری است. خوشبختانه، راه‌هایی برای آسان‌تر کردن این فرآیند و اطمینان از دقت ردیابی کار وجود دارد. حال، این بهترین شیوه‌ها چیستند؟ بیایید بررسی کنیم!
بسیاری از شرکت‌های ساختمانی هنوز از شیوه‌های دستی و قدیمی ردیابی کار استفاده می‌کنند. این نه تنها به معنای هدر دادن زمان باارزش برای این شرکت‌هاست بلکه خطر بروز اشتباهات و خطاها را نیز به همراه دارد. و فراموش نکنید که چقدر کاغذ هدر می‌رود! پیاده‌سازی یک سیستم خودکار اطمینان می‌دهد که این اشتباهات رخ ندهند و زمان را صرفه‌جویی می‌کند، به طوری که کارمندان شما می‌توانند زمان خود را روی امور مهم‌تر متمرکز کنند. با وجود این همه سیستم‌های بهینه در بازار، هیچ دلیلی برای استفاده از شیوه‌های دستی وجود ندارد!
هنگام انتقال به یک راه‌حل دیجیتال، به دنبال گزینه‌هایی باشید که به کارمندان اجازه دسترسی به سوابق حضور و کار خود را می‌دهد. این موضوع آنها را در جریان قرار می‌دهد و اطمینان می‌دهد که همه در یک صفحه هستند. کارمندان به همان اندازه که شما به یک راه‌حل پرداخت آسان و دقیق نیاز دارید، به آن نیاز دارند!
انتقال تمام فرآیندهای ردیابی کار و حقوق به دنیای دیجیتال ممکن است کمی دلهره‌آور و گیج‌کننده باشد. در این فرآیند، از قبل درخواست یک دمو کنید تا شما و تیمتان بتوانید سیستم را آزمایش کنید. کارمندان شما قدردانی خواهند کرد که در این تغییر بزرگ درگیر هستند و شما می‌توانید ببینید که چگونه سیستم‌های مختلف با یکدیگر مقایسه می‌شوند. همه نرم‌افزارهای ردیابی کار یکسان نیستند!
اگر نرم‌افزار تجاری دیگری دارید که در حال حاضر برای جنبه‌های دیگر شرکت استفاده می‌کنید، باید اطمینان حاصل کنید که دو سیستم شما می‌توانند با یکدیگر ادغام شوند. اگر این موضوع را بررسی نکنید، خود را در یک بهم‌ریختگی گیج‌کننده از داده‌ها خواهید یافت!
۵. ویژگی‌های تطابق با مقررات
نرم‌افزار ردیابی کار عالی شامل توابعی است که اطمینان می‌دهد با مقررات مطابقت دارد. این به شما اجازه می‌دهد با آرامش خاطر بدانید که تمام الزامات لازم را در زمینه ردیابی کار دنبال می‌کنید. به هر حال، شما نمی‌خواهید با جریمه‌های غیرقانونی هنگفت مواجه شوید.
برخی سیستم‌ها گزینه‌های انعطاف‌پذیرتری را برای ردیابی زمان ارائه می‌دهند. بهترین نرم‌افزار ردیابی کار دارای انعطاف‌پذیری است، به طوری که کارگران شما بتوانند ساعات خود را از چندین دستگاه ثبت کنند. این شامل تلفن، کامپیوتر یا تبلت است.
یکی دیگر از ویژگی‌هایی که باید در نرم‌افزار ردیابی کار جستجو کنید، اعلان‌های پیشگیرانه است. این اعلان‌ها می‌توانند به شما اطلاع دهند که یک کارمند فراموش کرده است ساعت کار خود را ثبت کند یا به ساعات اضافه‌کاری نزدیک است. بدون سیستم نرم‌افزاری در دسترس، این موضوعات احتمالاً نادیده گرفته خواهند شد. با انتخاب سیستمی با هشدارهای پیشگیرانه، می‌توانید از هزینه‌های غیرضروری صرفه‌جویی کنید.
به دنبال سیستمی باشید که به شما بیش از فقط ردیابی ساعت‌های کارمندان ارائه دهد. نرم‌افزار جامع به مدیریت برنامه‌های کاری کارمندان و رسیدگی به مسائلی مانند مرخصی‌های پرداخت‌شده کمک می‌کند. اگر قرار است در یک سیستم ردیابی کار سرمایه‌گذاری کنید، بهتر است گزینه‌ای را انتخاب کنید که تمامی نیازهای شما را پوشش دهد.
انتخاب یک سیستم ردیابی کار ممکن است با وجود تمام راه‌حل‌های موجود در بازار گیج‌کننده باشد. پیروی از این بهترین شیوه‌ها به شما کمک می‌کند تا تصمیمی آگاهانه در هنگام پیاده‌سازی یک سیستم جدید بگیرید.
از همین امروز شروع کنید.
