اگر بتوانید یک پروژه ساخت و ساز پانزده‌ماهه را در دوازده ماه به اتمام برسانید، چه خواهد شد؟ اگر شما مالک ساختمان هستید، سه ماه درآمد اضافی کسب کرده‌اید و در عین حال زمان تأثیرات منفی اتفاقات غیرقابل پیش‌بینی را بر پروژه خود کاهش داده‌اید. اگر شما یک مدیر ساخت و ساز هستید، سرعت سود خود را علاوه بر صرفه‌جویی‌های بهره‌وری افزایش داده‌اید.
اکثر پروژه‌ها به دلیل عدم وجود استراتژی برای مدیریت موفقیت‌آمیز اتفاقات و مشکلات اجتناب‌ناپذیر در حین ساخت، نمی‌توانند به تاریخ تکمیل هدف خود دست یابند. به‌طور سنتی، پروژه‌ها به‌عنوان یک شبکه پیچیده از فعالیت‌ها برنامه‌ریزی می‌شوند که تعداد آنها به صدها و در پروژه‌های بزرگ حتی به هزاران می‌رسد. در این شبکه، طولانی‌ترین مجموعه فعالیت‌ها تعیین و به‌عنوان مسیر بحرانی شناخته می‌شود که باید برای دستیابی به برنامه‌ریزی پروژه مدیریت شود.
پنج مرحله‌ای که در این مقاله توصیف شده است، به ساخت یک ساختمان مربوط می‌شود. هدف از استراتژی طراحی سرعت نیست. ارزش اصلی استفاده از استراتژی مشابه برای طراحی، کاهش قابل توجه هزینه‌های پروژه در حین افزایش مزایای کلی پروژه است.
فازهای پروژه مجموعه‌ای از انواع کار مشابه هستند. نمونه‌های معمول در ساخت و ساز شامل آماده‌سازی سایت، زیرساخت، سازه، پوسته، نصب سیستم‌ها، نازک‌کاری داخلی، نازک‌کاری خارجی و کمیسیون‌گذاری می‌باشد. بسته به اندازه و پیچیدگی پروژه، برخی از این فازهای معمول ممکن است ترکیب شوند، مانند ترکیب سازه و پوسته، یا تقسیم شوند، مانند تقسیم نصب سیستم‌ها به نصب عمودی، نصب اصلی بالایی و نصب انشعاب.
جریان‌های کاری مجموعه‌ای از وظایف متوالی هستند که هر فاز یا بخشی از فاز را پیش می‌برند. به عنوان مثالی از این مورد، ممکن است جریان‌های کاری جداگانه‌ای برای نصب سیستم‌ها در زیرزمین، طبقه همکف، طبقات بالایی و پنت‌هاوس مکانیکی یک ساختمان وجود داشته باشد. زیرا شدت و توالی وظایف در هر یک از این چهار ناحیه متفاوت است، هر کدام یک جریان کاری متفاوت را شکل می‌دهند.
هر جریان کاری یک ماژول برنامه را برای هدف توسعه استراتژی ساخت ساختمان تشکیل می‌دهد. قبل از تعیین روابط زمانی بین ماژول‌های برنامه، لازم است نوع و توالی کار در هر ماژول برنامه‌ریزی شود.
ماژول برنامه یک بخش فیزیکی از پروژه ساخت و ساز است که در آن یک وظیفه قبل از آنکه افرادی که آن وظیفه را انجام می‌دهند به ماژول برنامه بعدی بروند، کامل می‌شود. یک توالی فولاد سازه‌ای نوعی رایج از ماژول برنامه است. به دلیل اینکه توالی فولاد تابعی از طراحی سازه ساختمان است، فرصت‌های تنظیم اندازه توالی ممکن است محدود باشد.
در تعیین اندازه ماژول‌های برنامه برای کارهای داخلی ساختمان، درجه زیادی از انعطاف‌پذیری وجود دارد. اندازه ماژول برنامه با توجه به مقدار زمان مورد نیاز برای تکمیل وظایف تعیین کننده سرعت کار تعریف می‌شود. یک مثال از وظیفه تعیین کننده سرعت برای کارهای نازک‌کاری داخلی، نصب دیوار خشک است. ماژول‌های برنامه نباید بیشتر از پنج روز برای تکمیل یک وظیفه تعیین کننده سرعت نیاز داشته باشند و می‌توانند به اندازه یک روز باشند. تعداد روزهای مورد نیاز برای تکمیل کار در یک ماژول برنامه، سرعت آزادسازی آن ماژول است.
تعیین اندازه ماژول برنامه یک عنصر مهم در استراتژی تیم پروژه است. یک سرعت آزادسازی یک روزه برای یک ماژول برنامه امکان تکمیل مجموعه‌ای از وظایف نازک‌کاری داخلی برای یک ناحیه ۲۰۰,۰۰۰ فوت مربعی را ۱۶٪ سریع‌تر از یک ماژول برنامه با سرعت آزادسازی پنج روزه فراهم می‌آورد. این تغییر برای یک ناحیه کوچک‌تر ۱۰۰,۰۰۰ فوت مربعی، با سرعت آزادسازی یک روزه ۲۵٪ سریع‌تر از سرعت آزادسازی پنج روزه است. ماژول‌های برنامه کوچک‌تر با سرعت‌های آزادسازی سریع‌تر همچنین احتمال اینکه دو گروه کارگری بتوانند به طور همزمان بر روی طبقات مختلف کار کنند را افزایش می‌دهند.
تغییر از سرعت آزادسازی پنج روزه به یک روزه یک معامله متقابل دارد. سرعت‌های آزادسازی کوتاه‌تر نیاز به دقت بیشتری در اجرای روزانه دارند. به همین دلیل سرعت‌های آزادسازی یک روزه در انواع ساختمان‌هایی مانند خوابگاه‌ها و آپارتمان‌های چندخانواده به راحتی به دست می‌آید، در مقایسه با انواع ساختمان‌هایی که دارای انواع و اندازه‌های مختلف اتاق هستند. به همین دلیل، سرعت‌های آزادسازی دو روزه و سه روزه رایج هستند.
حتی سرعت‌های آزادسازی پنج روزه نیز نسبت به روش‌های معمول برنامه‌ریزی پروژه، صرفه‌جویی زمانی قابل توجهی را نمایان می‌کنند. مقایسه‌های فوق بین سرعت‌های آزادسازی یک روزه و پنج روزه ارائه شده‌اند تا نشان دهند که استراتژی‌ای که تیم پروژه انتخاب می‌کند، به آنها این امکان را می‌دهد که مدت زمان مورد نیاز برای تکمیل پروژه را مدیریت کنند.
برخی از افراد ممکن است موارد فوق را به عنوان توصیف شکلی از برنامه‌ریزی تاکت شناسایی کنند. تاکت یک واژه آلمانی به معنای ضرب یا ریتم است. اصطلاحات ماژول برنامه و سرعت آزادسازی برای تعریف مفاهیم اساسی طراحی یک جریان کاری خطی استفاده می‌شوند، به طوری که سرعت آزادسازی ضربی است که وظایف دنباله‌روی آن هستند. توجه داشته باشید که در برخی موارد، وظایف ممکن است نیاز داشته باشند همزمان در بیش از یک ماژول برنامه در حال اجرا باشند. این امکان‌پذیر است، به شرطی که وظایف با همان سرعتی که سایر وظایف پیشین و پسین خود پیش می‌روند، به ماژول برنامه بعدی منتقل شوند.
مجموعه‌های عملیاتی گروه‌هایی از وظایف هستند که می‌توانند به طور همزمان در یک ناحیه ماژول برنامه کامل شوند. یک ماژول برنامه برای کارهای نازک‌کاری داخلی ممکن است با مجموعه‌های عملیاتی آغاز شود که با نصب دیوار خشک شروع می‌شود، سپس نوارزنی و در نهایت با تمیزکاری نهایی به پایان می‌رسد. اندازه ماژول برنامه بر تعداد مجموعه‌های عملیاتی تأثیر می‌گذارد. برای مثال، نوارزنی در یک ماژول برنامه یک‌روزه ممکن است شامل چهار مجموعه عملیاتی باشد، با یک مجموعه برای هر یک از سه لایه نوارزنی و سنباده‌زنی. در یک ماژول برنامه پنج‌روزه، نوارزنی یک مجموعه عملیاتی واحد است.
تعداد مجموعه‌های عملیاتی برای یک ماژول برنامه نازک‌کاری داخلی می‌تواند از بیست و سه مجموعه با ماژول‌های برنامه یک‌روزه تا پانزده مجموعه برای ماژول‌های برنامه پنج‌روزه متغیر باشد. برخی از وظایف اجازه می‌دهند تا بین حرفه‌ها و رهبران پروژه مذاکره شود تا طراحی بهینه مجموعه‌های عملیاتی با توجه به اهداف زمانبندی و کارایی تولید تعیین شود. تعیین مجموعه‌های عملیاتی یک فرصت دیگر برای تیم‌های پروژه است تا استراتژی‌ای را انتخاب کنند که به آنها امکان مدیریت مدت زمان کلی پروژه را بدهد.
در مراحل اولیه برنامه‌ریزی، نهایی کردن توالی مجموعه‌های عملیاتی چندان مهم نیست. آنچه ضروری است، داشتن یک برآورد معقول از تعداد مجموعه‌های عملیاتی برای هر ماژول برنامه است.
یک نکته را در نظر داشته باشید: برخی از ماژول‌های برنامه ممکن است به مجموعه‌های عملیاتی که بتوانند به طور یکنواخت در ماژول‌های برنامه مشابه توزیع شوند، مناسب نباشند. اینها معمولاً مناطق تخصصی مانند پنت‌هاوس‌های مکانیکی یا فضاهای تهیه غذا هستند که در آن لازم است ماژول‌های برنامه و سرعت‌های آزادسازی متغیر باشند. معمولاً این ماژول‌ها زمان کمتری برای ساخت نسبت به ماژول‌های همزمان نیاز دارند، بنابراین جریان کار کمتر منظمی می‌تواند مدیریت شود تا بر مدت زمان کلی پروژه تأثیر نگذارد.
با تعیین تعداد ماژول‌های برنامه و مجموعه‌های عملیاتی برای همه ماژول‌ها، می‌توان مقدار زمان لازم برای تکمیل هر ماژول را محاسبه کرد.
مزیت اصلی سازماندهی پروژه با ماژول‌های برنامه این است که ماژول‌ها می‌توانند با یک تعداد محدود از اتصالات پیشینی ترتیب و تنظیم شوند، به عبارت دیگر، به صورت ضعیف مرتبط باشند. اتصالات ضعیف بین ماژول‌های برنامه این مزیت را دارند که به تیم‌های پروژه اجازه می‌دهند برنامه و استراتژی خود را به راحتی با توجه به حوادث پیش‌بینی‌نشده که بر یک بخش از پروژه تأثیر می‌گذارند، تنظیم کنند. در مقابل، بیشتر برنامه‌های پروژه سنتی به شدت به هم پیوسته هستند و تغییر در هر نقطه از پروژه تمایل دارد که به شبکه اتصالات وظایف سرایت کند و بر بسیاری از وظایف آینده تأثیر بگذارد.
از یک فرآیند کششی برای سازماندهی ماژول‌ها استفاده کنید. علاوه بر ترتیب‌دهی ماژول‌ها، تیم باید نقاط آزادسازی را در ماژول‌های پیشینی شناسایی کرده و ماژول‌ها را در آن نقاط آزادسازی متصل کند. برای مثال، اگر یک ماژول برنامه نازک‌کاری سیستم‌ها دارای مجموعه عملیاتی نهایی بازرسی در دیوار باشد، احتمالاً تنها تعداد معینی از ماژول‌های برنامه باید قبل از شروع ماژول نازک‌کاری داخلی برای همان فضاها تکمیل شوند.
زمانی که تمام ماژول‌های برنامه سازماندهی و به صورت ضعیف مرتبط شده‌اند، می‌توان مدت زمان تخمینی پروژه را محاسبه کرد.
حدود دو ماه قبل از آغاز هر ماژول برنامه، تیم پروژه باید کار در آن ماژول را با استفاده از یک فرآیند کششی مجدداً برنامه‌ریزی کند. با استفاده از برنامه قبلی ماژول به عنوان مرجع، آنها اندازه ماژول‌های برنامه، سرعت‌های آزادسازی و وظایف را تعیین می‌کنند. با استفاده از فرآیند کششی، آنها مشخص می‌کنند کدام وظایف می‌توانند بخشی از یک مجموعه عملیاتی واحد باشند و ترتیب مجموعه‌های عملیاتی را تعیین می‌کنند. هدف از جلسه برنامه‌ریزی، اتمام ماژول برنامه در زمانی برابر یا کمتر از زمانی است که در طول برنامه‌ریزی اولیه پروژه تعیین شده است. زیرا در این مرحله تخصص‌های بیشتری در دسترس است، شناسایی راه‌هایی برای کاهش مدت زمان برنامه‌ریزی شده اولیه معمولاً مشاهده می‌شود.
حوادث پیش‌بینی‌نشده ممکن است بخشی از پروژه را مختل کنند؛ با شروع کار در یکی از ماژول‌های برنامه، پاسخ به چنین حوادثی باید ارزیابی تأثیر اختلال بر سایر ماژول‌ها باشد. از آنجا که ماژول‌ها به صورت ضعیف مرتبط هستند، تغییر در نحوه سازماندهی آنها یکی از روش‌ها برای حفظ مدت زمان کلی پروژه است. به دلیل اینکه ماژول‌های برنامه درون یک ماژول به خوبی تعریف شده‌اند، پاسخ دیگری به برخی انواع اختلال، مانند تغییر طراحی دیرهنگام یا تحویل دیرهنگام مواد تخصصی منحصر به برخی ماژول‌های برنامه، این است که ماژول‌های برنامه تحت تأثیر قرار گرفته می‌توانند به عنوان یک ماژول برنامه مستقل سازماندهی شوند و به صورت ضعیف به بقیه پروژه مرتبط شوند.
هدف این مقاله نشان دادن این است که با اتخاذ یک رویکرد استراتژیک به برنامه‌ریزی کار، رهبران پروژه می‌توانند صرفه‌جویی‌های زمانی قابل توجهی در مقایسه با پروژه‌های برنامه‌ریزی شده به طور سنتی به دست آورند. من ۲۰٪ را به عنوان یک معیار انتخاب کردم زیرا این سطح از عملکردی است که من و همکارانم مشاهده کرده‌ایم که به راحتی قابل دستیابی است.
با مهارت بیشتر تیم‌های پروژه در این رویکرد، آنها باید به دنبال افزایش صرفه‌جویی در زمان در هر پروژه بعدی باشند و به سطوح ۳۰٪، ۴۰٪ و بیشتر دست یابند.
