وقتی صحبت از کیفیت و ایمنی در محیط کار می‌شود، روش‌های مختلفی وجود دارد که می‌توانید برای اطمینان از اینکه همه چیز به بهترین شکل ممکن است، استفاده کنید. اما در میان همه این روش‌ها، 5S سیستمی است که واقعاً ایمنی و کیفیت شما را به بالاترین سطح ممکن می‌رساند.
5S سیستمی است که به شما اجازه می‌دهد فضای کاری خود را سازمان‌دهی و مدیریت کنید تا بتوانید کارایی آن را بهبود ببخشید. این کار از طریق بهبود جریان کار، کاهش فرآیندهای اضافی، و حذف ضایعات انجام می‌شود. این سیستم در حال حاضر در بسیاری از انبارها، کارخانه‌های تولیدی، بیمارستان‌ها و دفاتر در سراسر جهان استفاده می‌شود و شکی نیست که در صنعت ساخت و ساز نیز بسیار موفق خواهد بود.
5S به چه معناست؟
5S مخفف موارد زیر است:
حال بیایید به بررسی عمیق‌تر معنای هر یک از این زیرمجموعه‌ها بپردازیم.
مرتب‌سازی (Sort)
وقتی به اولین مرحله یعنی مرتب‌سازی می‌رسید، شما در حال تشخیص این هستید که کدام آیتم‌ها یا مواد را باید با مرتب و دسته بندی کردن از محیط خود حذف کنید. بهترین روش برای این کار، صحبت با همه اعضای تیم خود است تا مشخص کنید آیا ابزار یا تجهیزاتی خراب، ناکارآمد، یا غیرضروری وجود دارد.
پس از حذف آیتم‌هایی که همه با آن موافق هستند، می‌توانید بررسی کنید که چقدر از آیتم‌های باقی‌مانده استفاده می‌کنید. آنها را بر اساس استفاده روزانه، هفتگی، ماهانه، سالانه و هرگز برچسب‌گذاری کنید. آنهایی که هرگز استفاده نمی‌شوند باید حذف شوند.
مرتب‌سازی در محل مناسب (Set in Order)
در این مرحله، تعیین می‌کنید که کدام اقلام در چه محلی و به چه تعداد قرار گیرند. همیشه توصیه می‌شود اقلام را در جایی ذخیره کنید که دسترسی به آنها آسان باشد. ابزارها و سایر اقلام خود را بر اساس نوع استفاده و نوع کار گروه‌بندی کنید.
تمیز کردن (Shine)
در این مرحله، زمان خود را صرف تمیز کردن محیط کار می‌کنید تا آن را ایمن‌تر و کارآمدتر کنید. توصیه می‌کنیم برنامه‌ای برای نظافت ایجاد کنید و وظایف را به طور دقیق بین افراد تقسیم کنید.
استانداردسازی (Standardize)
پس از اجرای سه مرحله بالا، باید سیستمی ایجاد کنید که تمام تلاش‌های جدید شما را استانداردسازی کند. می‌توانید از چک‌لیست دیجیتال برای بررسی منظم استفاده کنید.
حفظ و نگهداری (Sustain)
حفظ سطوح جدید کیفیت و ایمنی به مرور زمان سخت است، اما با برقراری ارتباط، آموزش‌های لازم، پاداش و پیگیری مداوم، می‌توانید آن را حفظ کنید.
این پنج مرحله به شما اطمینان می‌دهند که محیط کار و خود شما به بالاترین سطح ایمنی و کیفیت دست پیدا کنید.
ارتباط برقرار کنید
آیا به همه کارکنان خود در مورد رویه‌های جدید اطلاع داده‌اید؟ آیا همه از مسئولیت‌های جدید خود آگاه هستند؟ اگر در مورد پاسخ به این سوالات مطمئن نیستید، ممکن است زمان آن باشد که جلسه‌ای برگزار کنید تا مطمئن شوید همه هم‌راستا هستند.
آموزش
آموزش‌های کافی ضروری است، به این معنی که باید مطمئن شوید همه با دستورالعمل‌های جدید آشنا هستند و می‌دانند چگونه همه موارد فهرست شده را انجام دهند.
پاداش یا قدردانی
اگرچه ممکن است فکر کنید کارکنانتان به‌طور داوطلبانه به این برنامه جدید خواهند پیوست، اما آنها با پذیرش آن راحت‌تر خواهند بود اگر تلاش‌هایشان را به رسمیت بشناسید و شاید حتی پاداش‌هایی ارائه دهید.
زمان
چند وقت یک‌بار این کارهای جدید را انجام می‌دهید؟ روزانه؟ هفتگی؟ ماهانه؟ مطمئن شوید که قوانین جدید به‌وضوح مشخص شده‌اند که چه زمانی باید همه کارها انجام شود. همچنین این مربوط به بازرسی‌های شما است تا ببینید آیا رویه‌های جدید به خوبی کار می‌کنند یا نیاز به تغییر دارند. با این حال، اطمینان حاصل کنید که بین شروع رویه‌ها و بازرسی‌ها زمان کافی را قرار می‌دهید تا همه فرصت داشته باشند تا همه چیز را در مسیر درست قرار دهند.
این پنج مرحله باید اطمینان دهد که محل کار شما، کارکنانتان و خودتان، کار با کیفیتی را انجام می‌دهید و در عین حال ایمن می‌مانید. بله، اجرای این تغییرات زمان‌بر خواهد بود و نه، نباید انتظار داشته باشید که در یک روز نتایج عمده‌ای را ببینید.
با این حال، با ایجاد تغییرات کوچک و اجرای یکی از پنج مرحله در یک زمان، نتایج را زودتر از آنچه فکر می‌کنید مشاهده خواهید کرد. بنابراین، با مرحله‌ای که شما را به مرتب‌سازی همه مواردتان می‌کشاند شروع کنید و سپس ادامه دهید تا زمانی که همه پنج مرحله را از فهرست خود علامت بزنید. ما مطمئن هستیم که از نتایجی که مشاهده می‌کنید و در طول کار تجربه می‌کنید، شگفت‌زده خواهید شد.
