کلید اصلی موفقیت پروژه‌های ساختمانی، ارتباطات است. می‌توانید بگویید که این عامل شماره یک در حفظ پروژه در مسیر صحیح است.
همان‌طور که حرفه‌ای‌های باتجربه ساخت‌وساز به خوبی می‌دانند، ابهام چیزی است که مشکلات کوچک سایت کاری را به اختلال‌های بزرگ تبدیل می‌کند. در زیر پنج مورد از کابوس‌های سایت کاری آورده شده است — و اینکه چگونه تیم‌های تجاری ساخت‌وساز می‌توانند با استفاده از ابزارهای ارتباطی مناسب از آن‌ها اجتناب کنند.
تیم‌های ساختمانی به شدت مراقب هستند تا ایمنی سایت‌های کاری خود را تضمین کنند. اما حوادث اتفاق می‌افتند و این‌ها اغلب ناشی از ناآگاهی افراد از خطرات موجود است.
برای انجام ایمن کار، یک پیمانکار باید اطلاعات مربوط به ساختمان را دریافت کند. این اطلاعات شامل پایداری و فرم ساختاری ساختمان است – فقط در این صورت است که پیمانکار می‌تواند کار را برنامه‌ریزی کرده و به طور ایمن انجام دهد.
اینجاست که ارتباطات و مستندسازی نقش مهمی در حفظ ایمنی همه کارگران سایت ساختمانی ایفا می‌کند. به عنوان مثال، گزارش‌های روزانه سایت می‌توانند به شناسایی داربست‌های ناامن یا مواد غیرقابل تحمل کمک کنند. وقتی یک مدیر میدانی چنین خطراتی را متوجه می‌شود، کانال‌های ارتباطی در زمان واقعی می‌توانند این اطلاعات را به سرعت منتقل کنند.
این نیز یک مسئله ارتباطی و فناوری است. بدون اطلاعات درست، یک پیمانکار می‌تواند کسی را به سایت کاری نادرست ارسال کند – و سپس مسئولیت از دست رفتن بهره‌وری آن بر عهده او خواهد بود.
جدول‌های داده و ابزارهای زمان‌بندی دستی همیشه برای این کار مناسب نیستند. پیمانکاران نیاز به ابزارهای دیجیتال برای پیگیری درخواست‌های مرخصی، تغییر شیفت‌ها و تغییرات در دسترسی کارمندان دارند.
مدیریت نادرست اسناد در ابتدا ممکن است به عنوان یک سناریوی کابوس‌وار به نظر نرسد. اما منتظر بمانید تا کسی در یک پروژه ساختمانی شروع به ساخت از یک مجموعه قدیمی از نقشه‌ها کند.
اینجاست که قابلیت‌هایی مانند کنترل نسخه در سیستم‌های مدیریت اسناد اهمیت پیدا می‌کنند. هر کسی که به فایل‌ها دسترسی دارد باید بداند که چه زمانی از جدیدترین نسخه‌های یک سند استفاده می‌کند.
وجود یک نرم‌افزار مدیریت اسناد خوب کمک می‌کند تا کارهای زیر به خوبی انجام شود:
• یافتن اسناد را آسان می‌کند.
• سازماندهی و دسته‌بندی آن اسناد را آسان می‌کند.
• اشتراک‌گذاری آن اسناد را آسان می‌کند.
این‌ها کارهایی نیستند که با کمدهای بایگانی یا صفحات اکسل انجام شوند. تنها راه برای ساماندهی به داده‌های آشفته ساختمانی، استفاده از یک راه‌حل متمرکز است.
دلایل مختلفی برای کار معیوب وجود دارد. این ممکن است ناشی از نقص در طراحی (به عنوان مثال، عدم دقت در نقشه‌های معمار) باشد. یا ممکن است ناشی از کیفیت پایین کار (به عنوان مثال، سیم‌کشی نادرست) باشد.
در هر صورت، مهم است که همه افراد در پروژه بتوانند:
• تشخیص دهند که یک مشکل وجود دارد.
• علت اصلی مشکل را شناسایی کنند.
• راه عادلانه‌ای برای حل مشکل پیدا کنند.
به عبارت دیگر: چه کسی مسئول است و چه کسی باید هزینه کار دوباره را پرداخت کند؟
اینجا دوباره داشتن فرآیندهای مستندسازی پروژه قوی اهمیت دارد. اگر بتوانید از طریق داده‌های پروژه به علت اصلی نقص برسید، احتمال اینکه تمام طرف‌ها بتوانند بر سر نحوه ادامه کار توافق کنند، بیشتر است. با کاهش این مناطق خاکستری با مستندسازی قوی پروژه و ارتباط مؤثر، ممکن است خود را از یک نبرد قانونی طولانی نجات دهید.
و اگر یک اختلاف به دادگاه برود، داشتن مستندسازی قوی پروژه به نفع شما خواهد بود.
خیر، یک فاجعه طبیعی مانند سیل یا طوفان یک شکست ارتباطی نیست. اما نحوه پاسخ یک تیم می‌تواند باشد.
به همین دلیل مدیریت ریسک و توانایی برنامه‌ریزی برای بدترین وضعیت ممکن گام‌های حیاتی در آغاز یک پروژه ساختمانی هستند.
یک جنبه مهم از مدیریت ریسک، داشتن بند فورس ماژور در قرارداد شماست. آن بند باید:
• یک مرور کلی از رویدادهایی که این بند را فعال می‌کند، ارائه دهد.
• مدت زمان رویداد فعال‌ساز را تعریف کند.
• توصیف کند که چگونه فورس ماژور باید به طرفین مرتبط ارتباط داده شود.
• تعهدات هر طرف را در صورت وقوع چنین رویدادی مشخص کند.
سپس بر عهده پیمانکار تجاری و تیم اوست که ارزیابی کنند چه ریسک‌هایی یک فاجعه طبیعی قابل پیش‌بینی ممکن است ایجاد کند. آن‌ها باید مراحل لازم را در صورت بروز فاجعه مستند کنند و برنامه‌ای برای بازیابی کار از دست رفته و بازگرداندن پروژه ساختمانی به مسیر صحیح تدوین کنند.
اگر تیم شما چنین سندی ندارد، نگاهی به راهنمای ما برای نوشتن یک برنامه مدیریت ریسک بیندازید.
