یک پروژه ساختمانی به ندرت طبق برنامه پیش می‌رود. همیشه تغییراتی وجود دارد که بر کار تأثیر می‌گذارد. برای آماده‌سازی انطباق و انجام هر تغییر غیرمنتظره، صنعت ساختمان از چیزی به نام دستور تغییرات استفاده می‌کند. این دستورات کارهایی را تعریف می‌کنند که باید علاوه بر توافق اولیه انجام شوند، که می‌تواند شامل انجام مجدد یک کار باشد. بنابراین، برای پیمانکاران و ذینفعان، مهم است که بدانند چگونه به‌طور مؤثر درخواست (و مدیریت) یک دستور تغییر ساختمانی برای یک پروژه را انجام دهند.
دستورات تغییر، اسناد قانونی هستند که قرارداد بین مشتری و شرکت ساختمانی را اصلاح می‌کنند. آن‌ها شامل (و جزئیات) تغییرات لازم در دامنه کار، هزینه یا برنامه زمانی برای یک پروژه در حال انجام هستند.
نکته مهمی که باید به آن توجه کرد این است که دستورات تغییر ساختمانی توافقات متقابل هستند. یک مشتری نمی‌تواند پس از امضای قرارداد، تغییراتی را درخواست کند. در اکثر موارد، قراردادها مشخص می‌کنند که چگونه باید دستورات تغییر را پردازش و مدیریت کرد.
هنگامی که درخواست دستور تغییر تأیید شود، برای پیمانکار به‌طور قانونی الزام‌آور می‌شود. این غالباً به قیمت توافق‌شده، زمان‌بندی تحویل و مهلت‌های پرداخت اضافه می‌کند.
چه زمانی دستور تغییرات ضروری است؟
هر پروژه ساختمانی تغییراتی را تجربه می‌کند. تقریباً غیرممکن است که یک پیمانکار پروژه‌ای را بدون انجام اصلاحات در برنامه‌های اولیه تسلیم کند زیرا دامنه پروژه و شرایط سایت غالباً زمانی که کار آغاز می‌شود، متفاوت می‌شود.
به‌عنوان مثال، مشتری می‌تواند از پیمانکار بخواهد که دیوار دیگری بسازد یا طرح اولیه را تغییر دهد، که به معنای کار بیشتر است. در مثال دیگری، پیمانکار ممکن است متوجه شود که پروژه نمی‌تواند در قیمت توافق‌شده تکمیل شود به دلیل شرایط سایت یا نوسانات بازار.
در زیر چند دلیل رایج وجود دارد که چرا دستور تغییرات ضروری می‌شوند:
• وقتی بودجه‌های غیرواقعی وجود دارد.
• وقتی زمان‌بندی‌های غیرواقعی وجود دارد.
• وقتی در قرارداد اولیه خلأهایی وجود دارد.
• وقتی دامنه کار به‌وضوح تعریف نشده است.
• وقتی شرایط بر ایمنی تأثیر می‌گذارد.
• وقتی شرایط و مسائل پیش‌بینی‌نشده به وجود می‌آید.
• وقتی مالک می‌خواهد فرآیند را تسریع کند.
در حالی که ضروری هستند، توجه داشته باشید که دستورات تغییر می‌توانند برای پیمانکاران مشکلاتی ایجاد کنند اگر بهترین شیوه‌های تجاری در هنگام ایجاد، ارسال و ثبت همه دستورات تغییر رعایت نشود.
یک دستور تغییر ساختمانی باید هر جزئیات مربوط به تغییر در کار را ثبت کند. در حالی که دستورات تغییر می‌توانند از پروژه‌ای به پروژه دیگر و همچنین از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت باشند، اما باید شامل جزئیات زیر باشند.
۱. دستور تغییر را قبل از انجام کار به‌صورت مکتوب دریافت کنید.
مهم‌ترین عنصر در یک دستور تغییر ساختمانی این است که آن را به‌صورت مکتوب داشته باشید. در حالی که برخی دستورات تغییر نیازی به مکتوب بودن ندارند و غالباً به‌صورت شفاهی انجام می‌شوند تا در زمان صرفه‌جویی کنند، اما این یک شیوه خوب تجاری است که همیشه قبل از ادامه کار، تأیید مکتوب دریافت کنید.
دستورات تغییر شفاهی برای هر دو طرف هنگام تلاش برای دریافت پرداخت یا در مواجهه با اختلافات قانونی مشکلاتی ایجاد می‌کند. از سوی دیگر، دستورات تغییر مکتوب ثابت می‌کند که هر کاری (یا کاری که انجام نشده) درخواست و تأیید شده است. این پیمانکار را به دریافت جبران توافق‌شده محق می‌سازد و او را از هرگونه تعهد قانونی آزاد می‌کند.
۲. مشخص باشید.
اگر هر دو طرف توافق کنند که دستور تغییر ضروری است، اطمینان حاصل کنید که کار اضافی یا تغییر در دامنه کار به‌وضوح و با جزئیات نوشته شده است. دستور تغییر باید شامل هزینه‌های اصلاح‌شده، زمان‌بندی، دامنه کار، یا هر تغییر دیگری باشد که در حال اجرا است. پس از اتمام، سند باید توسط هر دو طرف خوانده (و امضا) شود.
۳. از الگوهای استاندارد تغییر سفارش استفاده کنید.
چیزی که اغلب نادیده گرفته می‌شود (یا به سادگی گرفته می‌شود) الگوهای تغییر سفارش است. این الگوها به پیمانکاران در صرفه‌جویی زمان و هزینه کمک می‌کنند و آن‌ها را مجبور به ایجاد مستندات جدید هر بار که پروژه‌ای آغاز می‌شود، نمی‌کنند. داشتن الگوهایی که می‌توانند به راحتی برای نیازهای هر کسب‌وکار یا پروژه سفارشی شوند، تضمین می‌کند که روش یکسانی در طولانی‌مدت حفظ شود، بدون توجه به اینکه چه کسی تغییر سفارش را صادر می‌کند.
۴. تغییرات به همراه عکس باشد.
وقتی پیمانکاران با مسئله‌ای مواجه می‌شوند که نیاز به اقدام فوری دارد، باید عکسی را همراه با درخواست تغییر سفارش بفرستند تا مالک بتواند فوریت وضعیت را درک کند. عکس‌ها ابزاری قدرتمند هستند که به یک طرف این امکان را می‌دهند که وضعیت را به طرف دیگر که تجربه‌ی مستقیم مسئله را نداشته بهتر توضیح دهد.
۵. مستندات را به صورت دیجیتال ثبت کنید.
مستندات دیجیتال بسیار آسان‌تر از کاغذ ایجاد، مدیریت و ذخیره می‌شوند. با قابلیت‌های فناوری ساخت‌وساز، تغییر سفارشات دیجیتال به راحتی قابل ایجاد، ارسال و دریافت، امضا الکترونیکی، تاریخ/زمان‌گذاری خودکار و به‌صورت دائمی در یک پایگاه داده متمرکز ذخیره می‌شوند. این فرایند اتوماسیون زمان و هزینه هر دو طرف را صرفه‌جویی می‌کند.
انواع تغییر سفارش در ساخت‌وساز
مشابه اینکه عناصر مختلفی برای نوشتن یک تغییر سفارش وجود دارد، اشکال مختلفی نیز برای تغییر سفارش وجود دارد. نوع تغییر سفارشی که برای یک پروژه ساخت‌وساز مورد نیاز است به وضعیت موجود بستگی دارد. در زیر برخی از انواع رایج تغییر سفارشات در ساخت‌وساز مدرن آمده است.
تغییر سفارش تعهد
مشابه تغییر سفارشات استاندارد، تنها تفاوت عمده این است که تغییر سفارشات تعهد بین پیمانکاران عمومی و پیمانکاران فرعی آن‌ها است. مالک پروژه (یا مشتری) در این مورد دخالت ندارد. به‌عنوان مثال، یک پیمانکار ممکن است یک تغییر سفارش تعهد صادر کند تا مصالح را تغییر دهد، هزینه نیروی کار را کاهش دهد یا کار اضافی assign کند.
تغییر سفارش زمان و مصالح
تغییر سفارشات زمان و مصالح زمانی استفاده می‌شوند که هزینه تغییرات پیشنهادی قابل برآورد نباشد. این می‌تواند به‌خاطر ناشناخته بودن دامنه کار یا دشواری در برآورد زمان لازم برای اتمام کار باشد. در چنین شرایطی، پیمانکاران توافق می‌کنند که زمان و هزینه صرف شده برای اتمام کار اضافه را پیگیری کنند.
تغییر سفارش مبلغ مقطوع
که به‌عنوان قرارداد مبلغ معین نیز شناخته می‌شود، تغییر سفارشات مبلغ مقطوع عمدتاً در ساخت‌وساز تجاری یا مقیاس بزرگ استفاده می‌شود که در آن دامنه کار می‌تواند به یک قیمت ثابت اختصاص یابد. این بدان معنی است که پیمانکار باید تمام کارهای لازم را با نرخ از پیش تعیین شده انجام دهد که اغلب هزینه‌های کلی پروژه را افزایش می‌دهد.
تغییر سفارش بدون هزینه
برخلاف سایر انواع، تغییر سفارشات بدون هزینه قیمت قرارداد را تغییر نمی‌دهند. هدف آن تنها تغییر دامنه کار است. به‌عنوان مثال، تغییر رنگ یک اتاق.
تغییر سفارش آغاز شده توسط مالک
در طول ساخت‌وساز، مالک پروژه می‌تواند تغییراتی در نقشه‌ها ایجاد کند. به‌عنوان مثال، یک مشتری ممکن است بخواهد دو اتاق را برای ایجاد یک راهرو ادغام کند یا دیواری را برای ایجاد یک پنجره جدید خراب کند. چنین تغییر سفارشات آغاز شده توسط مالک در ساخت‌وساز نسبتاً رایج هستند.
تغییر سفارش آغاز شده توسط پیمانکار
برعکس تغییر سفارشات آغاز شده توسط مالک، شرایط محل و بازار گاهی می‌توانند اطلاعات جدیدی ارائه دهند که تغییرات مهمی در ساخت‌وساز را توجیه کند. به‌عنوان مثال، یک بازار ناپایدار ممکن است به این معنا باشد که یک پروژه نمی‌تواند در قیمت تعیین شده به اتمام برسد. در این موارد، پیمانکاران ممکن است بخواهند یک تغییر سفارش را برای تعیین قیمت جدید یا ایجاد تغییرات برای کاهش هزینه‌ها آغاز کنند. در مثالی دیگر، یک پیمانکار ممکن است پیشنهاد تغییر مصالح را برای بهبود کیفیت کار بدهد.
تغییر سفارش میدانی
این تغییر سفارش در ساخت‌وساز برای مشخص کردن (و بودجه‌بندی) کار اضافی که ممکن است انجام شود یا نشود استفاده می‌شود. کار اضافی در قرارداد از قبل مشخص شده است، اما پیمانکاران تنها زمانی ملزم به انجام آن هستند که (اگر) نیاز باشد. از آنجا که کار از قبل تعریف شده است، نیازی به اتلاف وقت برای تأیید درخواست تغییر سفارش وجود ندارد.
تفاوت بین سفارش میدانی و تغییر سفارش
تفاوت اصلی بین سفارش میدانی و تغییر سفارش در نحوه آغاز هر درخواست است. تغییر سفارشات، همانطور که در مقاله بالا تعریف شده، توافقاتی هستند که در طول ساخت‌وساز برای تغییر کار یا الزامات مشخص شده در قرارداد اصلی انجام می‌شوند.
اما سفارشات میدانی به‌طور مستقیم از سوی مهندس پروژه یا معمار برای ایجاد تغییرات یا تنظیمات در محل بدون تغییر در قرارداد صادر می‌شوند. این امکان را فراهم می‌آورد که تصمیمات به‌صورت آنی اتخاذ شود بدون اینکه زمان را برای درخواست و تأیید یک تغییر سفارش استاندارد هدر بدهند.
این نوع تغییرات اغلب در پروژه‌های بزرگ و با حمایت دولتی استفاده می‌شوند و پیمانکاران قراردادهایی دارند که کار اضافی و حقوق آن‌ها را از قبل تعریف کرده است. اگر آن کار نیاز باشد، یک سفارش میدانی اجرا خواهد شد و سپس در آینده صورتحساب خواهد شد. به‌عنوان مثال، تغییر مکان پریزهای برق، تعویض یا گسترش دیوار یا استخدام نیروی کار اضافی برای تسریع در ساخت‌وساز.
